Privacybeleid

Rocket Science B.V. is verantwoordelijk

xFreelance is een dienst van Rocket Science B.V. Voor je account, je cv en deellinks, e-mail, hosting en serverlogs en de analytics is Rocket Science B.V. de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Vragen over privacy: email@rocketsciencebv.nl

Voor de gegevens die je als freelancer over je klanten, projecten en uren invoert, en voor de beslissingen van je klanten over je urenstaten, ben jij als freelancer de verwerkingsverantwoordelijke. Jij bepaalt welke klantgegevens je invoert en aan wie je om goedkeuring vraagt.

Rocket Science B.V. verwerkt die gegevens in jouw opdracht, als verwerker. De afspraken daarover komen in een verwerkersovereenkomst bij de algemene voorwaarden, die we nog publiceren.

Je account: alleen wat nodig is om in te loggen en te werken

Voor je account bewaren we:

• je naam, je e-mailadres en je wachtwoord (alleen als hash, nooit leesbaar);
• je voorkeurstaal, je profielfoto en je antwoorden uit de onboarding;
• je bedrijfsgegevens (bedrijfsnaam, inschrijfnummer bij de Kamer van Koophandel, btw-nummer en RSIN) en je factuurgegevens;
• je sessies, met IP-adres en browser, om je ingelogd te houden en je account te beveiligen.

De grondslag is de overeenkomst met jou (artikel 6 lid 1 onder b AVG): zonder deze gegevens kunnen we xFreelance niet leveren.

Van je laatste inlog bewaren we het tijdstip en het IP-adres, om je account te beveiligen en misbruik te voorkomen. We bewaren alleen de laatste: bij elke nieuwe inlog overschrijven we die. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij een veilige dienst (artikel 6 lid 1 onder f AVG).

We bewaren de gegevens zolang je account bestaat. Wil je je account laten verwijderen, mail dan naar email@rocketsciencebv.nl. We verwijderen je gegevens dan binnen een maand, behalve wat we volgens de wet moeten bewaren. Met je account verdwijnen ook je cv, templates, deellinks, klanten, projecten, uren en urenstaten.

Je cv en deellinks: alleen zichtbaar voor wie de link heeft

We bewaren je basis-cv, je templates, je foto's en de logo's van je werkgevers.

Maak je een deellink, dan kan iedereen met die link het gekozen template bekijken en als pdf downloaden. Dat kan tot je de link intrekt of tot hij verloopt.

We tellen hoe vaak een link bekeken en gedownload is. Over wie er kijkt, slaan we niets op.

Mail je een link vanuit xFreelance, dan gebruiken we het e-mailadres van de ontvanger alleen om die mail te versturen. We bewaren het niet. We houden wel bij hoeveel mails je per dag verstuurt, tegen misbruik.

Je klanten, projecten en uren: daarvoor ben jij verantwoordelijk

Je voert gegevens in over je klanten: een bedrijf of een persoon, een contactpersoon, adres, telefoonnummers, e-mailadres, websites, het inschrijfnummer bij de Kamer van Koophandel en het btw-nummer. Daarnaast leg je je projecten en uren vast.

Voor deze gegevens ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en is Rocket Science B.V. de verwerker. De grondslag is die van jou: meestal de uitvoering van je overeenkomst met de klant, of je gerechtvaardigd belang bij een goede administratie.

xFreelance gebruikt deze gegevens alleen om de dienst aan jou te leveren. Ze blijven bewaard tot je ze verwijdert of je account verwijdert.

Urenstaten die je met een klant deelt: bewijs van de goedkeuring

Deel je een urenstaat, dan bewaren we de naam en het e-mailadres van de ontvanger bij die urenstaat, en je bericht als je er een meestuurt.

Keurt de ontvanger de uren goed of vraagt die om een wijziging, dan bewaren we als bewijs:

• de ingevulde naam en het ingevulde e-mailadres;
• de handtekening (getekend of getypt);
• de reden, als die is opgegeven;
• een momentopname van de uren, met een controlegetal (hash);
• het IP-adres, de browser (user agent) en het tijdstip.

Keur je als freelancer zelf goed namens je klant, dan bewaren we:

• je eigen naam en e-mailadres als ondertekenaar;
• de naam en het e-mailadres van de contactpersoon bij de klant namens wie je goedkeurt;
• je toelichting, als je die geeft;
• de momentopname van de uren, je IP-adres, je browser en het tijdstip.

Zo is later te bewijzen wat er is goedgekeurd, door wie en wanneer.

Ook hier is de freelancer de verwerkingsverantwoordelijke en verwerkt Rocket Science B.V. de gegevens in diens opdracht. De grondslag is het gerechtvaardigd belang van de freelancer (artikel 6 lid 1 onder f AVG) bij een betrouwbare goedkeuring van de uren. Ben je ontvanger en heb je vragen, stel ze dan aan de freelancer of mail naar email@rocketsciencebv.nl. We sturen je vraag dan door.

De gegevens blijven bij de urenstaat bewaard zolang het account van de freelancer bestaat. IP-adressen krijgt de freelancer nooit te zien. De pagina's voor ontvangers plaatsen geen analytische cookies en geen marketingcookies.

E-mail versturen we via Resend

Mails die bij het gebruik van xFreelance horen, versturen we via Resend: de activatie van je account, het herstellen van je wachtwoord, deellinks voor je cv, urenstaten (delen, beslissingen, ontvangstbevestigingen en heropenen) en de bevestiging dat een account is verwijderd.

Resend, Inc. in de Verenigde Staten verwerkt deze mails als verwerker. De doorgifte naar de Verenigde Staten valt onder het EU-VS-kader inzake gegevensbescherming (EU-US Data Privacy Framework) en de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

We versturen geen nieuwsbrieven.

Hosting bij Hetzner

De servers en de database van xFreelance draaien bij Hetzner Online GmbH in Duitsland (datacenter Falkenstein). Foto's en logo's staan in de object storage van Hetzner.

Bij elk verzoek legt de server je IP-adres, het tijdstip en de opgevraagde pagina vast. Die serverlogs bewaren we alleen kort, voor de beveiliging en om storingen op te lossen, en daarna worden ze verwijderd. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij een veilige dienst (artikel 6 lid 1 onder f AVG).

Google Analytics alleen met je toestemming

Zonder je toestemming gaat er niets naar Google. Google Tag Manager en Google Analytics laden pas nadat je analytische cookies hebt toegestaan, en tot dat moment sturen we ook geen anonieme metingen.

Met je toestemming meet Google Analytics 4:

• welke pagina's en functies je gebruikt, zoals aanmelden, je cv bewerken, een link delen of uren schrijven;
• hoe snel pagina's laden en reageren (Core Web Vitals).

Google ontvangt nooit je naam, je e-mailadres, de inhoud van je cv, klanten of uren, tokens uit links, de nummers van je eigen gegevens (zoals klanten, projecten of urenstaten) of de links naar andere sites waarop je klikt. Alleen het nummer van een openbare opdracht die je op het opdrachtenbord opent, sturen we mee. De pagina's voor ontvangers van een cv of urenstaat meten we nooit.

Google Analytics staat zo zuinig mogelijk ingesteld:

• Google Ireland Limited verwerkt de gegevens als verwerker, onder de verwerkersvoorwaarden van Google (Google Ads Data Processing Terms);
• doorgifte naar de Verenigde Staten valt onder het EU-VS-kader inzake gegevensbescherming (EU-US Data Privacy Framework);
• Google Analytics 4 logt en bewaart geen IP-adressen;
• Google-signalen staat uit, en het delen van gegevens met Google staat uit, behalve voor technische ondersteuning;
• gedetailleerde locatie- en apparaatgegevens staan uit;
• gegevens op gebruikers- en gebeurtenisniveau worden na 14 maanden verwijderd;
• bezoeken vanaf de eigen apparaten van de beheerder tellen niet mee.

De grondslag is je toestemming (artikel 6 lid 1 onder a AVG). Je kunt je keuze altijd wijzigen of intrekken via "Cookie-instellingen" onderaan de pagina of in het accountmenu. Trek je je toestemming in, dan verwijderen we de _ga-cookies meteen. Wat daarvoor al is verwerkt, blijft rechtmatig.

Deze cookies en opslag gebruiken we

De _ga-cookies komen er alleen als je analytische cookies toestaat. Op https heten de inlogcookies __Secure-xfreelance.session_token. Daarnaast staat xf_internal in een cookie of in de lokale opslag, maar alleen op de apparaten van de beheerder, om diens eigen bezoeken niet mee te tellen.

Elke verwerking heeft een grondslag

• De overeenkomst met jou (artikel 6 lid 1 onder b AVG) voor je account, je cv en deellinks en de e-mails die daarbij horen.
• Gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 onder f AVG) voor de serverlogs, je laatste inlog en, namens de freelancer, voor het bewijs bij urenstaten.
• Toestemming (artikel 6 lid 1 onder a AVG) voor Google Analytics.

Noodzakelijke cookies, zoals je inlog en je cookiekeuze, vragen geen toestemming. We gebruiken geen geautomatiseerde besluitvorming of profilering met rechtsgevolgen of andere aanmerkelijke gevolgen voor jou (artikel 22 AVG).

Je rechten

Je hebt recht op inzage, correctie en verwijdering van je gegevens. Je kunt ook vragen om beperking van de verwerking en om overdracht van je gegevens (dataportabiliteit). Tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang kun je bezwaar maken (artikel 21 AVG).

Je toestemming voor analytics trek je in via "Cookie-instellingen". Voor de andere rechten mail je naar email@rocketsciencebv.nl, en je krijgt binnen een maand antwoord.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wijzigingen staan hier, met datum

Verandert dit beleid, dan staat de nieuwe datum bovenaan deze pagina. Komt er een nieuw cookie of een nieuwe dienst die gegevens ontvangt, dan krijgt het beleid ook een nieuw versienummer en vragen we iedereen opnieuw om toestemming.